Ein Asset beschreibt im Kontext der Content Management Systeme einen Datensatz oder eine Datei, die im Fokus des Systems steht. So werden gebräuchlich im Rahmen eine Bilddatenbank Bilder als Assets betrachtet, versteckte Systemdateien aber nicht. Sie sind zwar auch Dateien, tragen aber keinen Inhalt in sich, der für das System interessant ist. Gleiches gilt für die Datensätze.
Datensätze, die Zusatzinformationen zu einem Asset beinhalten, werden auch als Metadaten bezeichnet.
Unter einem CMS versteht man ein zentrales Softwaresystem, welches Inhalte administrierbar macht und ausliefert, die durch Benutzer oder externe Systeme genutzt werden. So kann ein CMS zum Beispiel die Inhalte für eine Webseite liefern.
Medien- und Bilddatenbanken werden allgemein zur Kategorie der CMS-Systeme gezählt.
Ein Digital Asset Management System ist ein CMS, dass digitale Assets (Dateien), also zum Beispiel Textdokumente, Verträge, Bilder und Videos, verwaltet und zur Verfügung stellt.
Viele Digital Asset Management Systeme haben zudem den Fokus auf das Media Asset Management oder Video Asset Management zur Bild-, Ton- und Videoverwaltung.
Media Asset Management Systeme sind genau wie Digital Asset Management Systeme in der Lage, digitale Assets zu Verwalten. Ihre Funktionalitäten sind jedoch eher auf die Visualisierung und Manipulation von medialen Assets, wie Bildern, Videos und bei manchen auch Layoutdokumenten ausgelegt. Im speziellen sind sie zum Beispiel viel umfangreicher als normale CMS Systeme in der Lage Bildinformationen auszuwerten und auch Medien-Assets über das System zu manipulieren.
Als Metadaten werden zusätzliche Informationen zu einem Objekt bezeichnet. Im konkreten Fall des Digital Media Asset Management wäre zum Beispiel der Fotograf ein Meta-Datensatz zu einem Bild. Metadaten sind neben den eigentlichen Assets die wichtigsten Informationen in einer Asset Datenbank. Sie können zum Beispiel durchsucht werden um Assets anhand von Metadaten Kriterien zu finden. Sie liefern aber auch Informationen wie Verwendungszweck oder Urheberschaft. Gute Systeme erlauben eine übergreifende Planung von Metadaten.
Der MIME Type (Multipurpose Internet Mail Extension) identifiziert den Inhaltstypen einer Datei. So unterscheidet man hier in den Kategorien Audio, Application, Image, Text, Video und weiteren. In der Regel wird der MIME Type in die Datei selbst geschrieben - was jedoch nicht immer möglich ist. Als Alternative können Dateien dann über ihre Dateiendung identifiziert werden, was jedoch etwas unsicherer ist.
Jedoch steht nicht für jeden Dateitypen ein MIME Type zur Verfügung. Hier nutzen DAM Systeme dann meiste eigene Definitionen, um den Typen der Datei zu identifizieren.
Mount Point ist ein durch Unix-Systeme eingeführter Begriff, der mittlerweile in den meisten Betriebssystemen und Asset Management Systemen eine Rolle spielt. Ein Mount Point kann als Einstiegspunkt in ein Dateisystem, also zum Beispiel einer Festplatte oder einem Netzlaufwerk verstanden werden. Einige CMS Systeme unterstützen Gruppen-abhängige Mount Points. Dies hat zum Ergebnis, dass unterschiedlichen Benutzergruppen unterschiedliche Datenbereiche auf einem Speichermedium zugestanden werden. Gute Systeme unterstützen auch Mount Point Listen, so dass zum Beispiel auf unterschiedlichen Laufwerken Zugriff gewährt werden kann.
Der Begriff Proof ist bei DAM Systemen geprägt durch eine Technik aus der Druckindustrie, bei der vor Produktionsbeginn ein Probe- / Prüfdruck erzeugt wird, um das Ergebnis auf Qualität, Farbtreue und Genauigkeit hin zu Prüfen. In einem solchen Fall spricht man von einem Druck oder Print Proof.
Mit der Digitalisierung der Druckindustrie kamen immer neuere Lösungen für des "Proofen" von Ausdrucken auf den Markt. Heute ist man in der Lage einen so genannten Soft Proof zu erstellen. Dazu wird das gewünschte Asset nicht über einen Drucker sondern einfach auf dem Monitor ausgegeben. Mit Hilfe von kombinierten Monitor- und Druckprofilen lässt sich, mit einer bestimmten Toleranz, das spätere Druckergebnis am Monitor als Probe anzeigen.
Auch das Video Asset Management System gehört zu der Kategorie der Content Management und Digital Asset Management Systeme. Ein VAM liefert spezielle Funktionalitäten zur Betrachtung und Bearbeitung von Videoinhalten. Einige VAM Systeme lassen sich auch mit speziellen Video-Schnitt-Hardware betreiben, um die Qualität und die Dauer der Bearbeitungsaktionen möglichst hoch zu halten.
Viele VAM Systeme stellen eine Vorschau durch eine konfigurierbare Anzahl von Bildausschnitten dar, die zum Beispiel bei 1, 5, 10, 15 und 20 Sekunden gezeigt werden. Diese Einstellungen sind meist je nach Bedarf frei konfigurierbar.
Die XMP ist ein durch Adobe veröffentlichter Standard, um Metadaten direkt in einem Asset zu speichern. Diese Technik machen sich zum Beispiel hochwertige Fotokameras zu Nutze, um Daten wie Belichtung, geographische Koordinaten und weiteres zu speichern. Im Laufe ihres Lebens, erhält eine solche Datei in der Regel immer weitere Informationen in ihren XMP Daten, die ihren Inhalt oder ihre Entstehungsgeschichte beschreibt. Mit der Industriestandard Creative Suite lassen sich Metadaten in den wichtigsten Produkten verwalten und pflegen. Gute DAM Systeme verstehen diese Informationen auszulesen, für Suchen verfügbar zu machen und auch neue Informationen zu den XMP Daten hinzuzufügen.
Die Cross Mediale Nutzung der Assets wird durch die zentrale Speicherung der Daten in ihrer besten Qualität erreicht. Mit der Version der besten Qualität können dann die unterschiedlichen Derivate für die diversen Verwendungszwecke wie Print, Präsentation, Web, Mobile und weitere errechnet werden. Je nach Anforderung werden diese Derivate bereits im Vorfeld errechnet oder immer auf Anfrage. Das geschieht durch die DAM Systeme jedoch komplett automatisiert, so dass hier kein administrativer Aufwand im laufenden Betrieb notwendig ist. Durch die eindeutige Konfiguration wird eine gleichbleibende Qualität gewährleistet.
Die auf den Unternehmenseinsatz ausgerichteten Softwarelösungen sind in der Regel Client-Server Anwendungen, die dem Benutzer Zugriff auf die Daten über eine Web-Anwendung ermöglichen. Im Rahmen der Verfügbarkeit des Web-Servers, der in der Regel dauerhaft im Betrieb ist, sind somit auch die Assets und ihre Informationen verfügbar. Diese dauerhafte Verfügbarkeit lässt sich nur eingeschränkt durch Systeme erreichen, die eine besonderen Software-Installation am Client voraussetzen oder ausschließlich Zugriff über das Dateisystem ermöglichen, da hier erste die technischen Voraussetzungen an jedem Computer geschaffen werden müssen.
Der Vorteil der geringen Kosten begründet sich durch die hohen Kosten, die in Verbindung mit der Cross Medialen Nutzung sowie der dauerhaften Verfügbarkeit entstehen wenn kein DAM System eingesetzt wird.
Oft werden nicht die reellen Kosten der Verwaltung von Assets als Berechnungsgrundlage heran gezogen. So optimieren DAM Systeme zum Beispiel die Zeiten für das Suchen von Assets, den manuellen Aufwand für das wandeln der Assets in die gewünschten / passenden Formate für den jeweiligen Verwendungszweck sowie das Vorhalten eines zentralen Ansprechpartners für die Einhaltung der Richtlinien für die Verwendung der Assets.
Eines der Grundprinzipien des DAM ist die einmalige und eindeutige Datenhaltung. Jedes Asset wird in seiner besten Qualität gespeichert und für die Cross Mediale Nutzung entsprechend berechnet.
Hinzu kommt, dass gute Systeme in der Lage sind Doubletten zu erkennen. Dadurch entfällt der Bedarf, ein Asset zum Beispiel jeweils mit dem einzelnen Projekt oder im Rahmen der Verwendung abzuspeichern - was zu einer Vervielfachung des Speicherbedarfs und zu unklaren Asset-Strukturen führen würde.
Viele DAM Systeme verzichten heute auf eine Client-Software, die auf jedem Computer zu installieren ist, der das System nutzen möchte. In der Regel ist hier ein Web-Browser als Software ausreichend, um auf das System zuzugreifen. Das spart zum Einen Kosten, zum Anderen macht es das System aber auf beliebig vielen Systemen verfügbar, ohne größere Kosten und einen höheren Aufwand zu produzieren. Führende Systeme sind zudem Cross-Plattform-Kompatibel - das bedeutet, dass sie sowohl auf dem PC, MAC und Linux in der gleichen Art und Weise betrieben werden können.
Durch die zentrale Datenhaltung und der Servertechnologie, ergibt sich ein zentraler Aktionspunkt rund um die Assets. In diesem zentralen System haben Mitarbeiter, Partner und Kunden die Möglichkeit ihr Arbeiten an den Assets (Auswahl, Bearbeitung, Verschlagwortung) zu koordinieren. Einige Systeme bieten zudem die Möglichkeit, die Arbeiten durch die Sofware zu koordinieren.
Je intensiver eine Person mit digitalen Assets arbeitet und je größer die Anzahl an Personen ist, die das in einem Unternehmen oder in einem Verbund tuen, desto höher ist das Potential zur Steigerung der Produktivität. Nicht nur durch das schnelle Auffinden von Assets lässt sich die Produktivität steigern. Auch Zusatzinformationen, die im Rahmen von normalen Strukturen gar nicht verfügbar wären helfen dabei. So liefern einige DAM Systeme zum Beispiel Informationen darüber, in welchen Dokumenten bestimmte Bilder verwendet werden.
Aber auch durch sogenannte Workflows und der Möglichkeit der koordinierten Zusammenarbeit ist eine Steigerung der Produktivität sehr wahrscheinlich.
Wie in jedem Warenhaus, jedem Online-Shop oder jeder Werkstatt ist das schnelle Auffinden von den gewünschten Objekten elementar. Ohne das die gewünschten Assets (schnell) gefunden werden, ist ein DAM nicht nutzbar.
Dies wird durch eine ordentlich gepflegte, informative Metadaten-Struktur erreicht. Diese Struktur kann sowohl von den Anwendern gepflegt werden, als auch durch automatische Prozesse des DAM mit Informationen angereichert werden. Diese Prozesse analysieren die Assets sobald sie im System verfügbar sind und schreiben Informationen wie MIME Type, Dateigröße, Format, Höhe / Breite (bei Media-Daten), Farbraum, Seitenzahlen uvm. in die Metadaten.
Die unterschiedlichen Medien- und Bilddatenbanken unterscheiden sich im wesentlichen auch dadurch, wie sie mit den einzelnen Datentypen umgehen und welche Informationen sie ihnen entlocken können um sie den Anwendern in den Metadaten zur Verfügung zu stellen. Dies hilft wesentlich bei der Suche nach den Assets. Zum Standard gehören physikalische Informationen, Dateigröße, Format, Änderungsdatum, uvm.. Neuerdings werden auch biometrische Informationen wie die Anzahl der Gesichter / Personen auf dem Bild / im Video oder die im Bild primär vorherrschenden Farbkombinationen als Informationen automatisch analysiert.
Dies ermöglicht das Suchen nach farblich passenden Bildern oder nach Ablichtungen von Personengruppen oder sogar bestimmten Personen innerhalb des Datenbestandes.
Eine weitere Basisfunktionalität einer Medien- und Bilddatenbank ist die Vorschau für unterschiedliche Dateiformate über die Oberfläche des Systems. So errechnet ein MAM / DAM System Vorschauen für Bilder, Layout Dokumente, Videos, Office Dokumente und viele weitere. Der Nutzer des Systems braucht somit nicht die einzelnen Softwareprodukte auf seinem Computer zu installieren, um Zugriff auf den Inhalt der Assets zu erlangen. Welche Qualität die Vorschau hat und welche Arten von Vorschauen gerechnet werden, lässt sich in den meisten professionellen Systemen konfigurieren.
Das Asset Processing beschreibt die Verarbeitung von Assets durch das System meist mit dem Zweck, Informationen aus den Assets zum Anreichern der Metadaten zu erlangen oder Vorschauen / Derivate zu errechnen. Zum Asset Processing zählt zum Beispiel das Auslesen von Texten aus Dokumenten zur Ermöglichung der Volltextsuche, das bestimmen der physikalischen Daten, das Errechnen von Derivaten und das Anwenden von Markierungen wie Wasserzeichen oder Batches.
Durch die Verwaltung von Benutzergruppen und Benutzerrollen lassen sich unterschiedliche Berechtigungskonzepte sowie Darstellungsvarianten umsetzen. So können durch Benutzergruppen individuellen Mount Points, Berechtigungen für Derivate, Sichtbarkeit von Metadaten und vieles mehr verwaltet werden.
Ein Gruppen- und/oder Rollenkonzept ist in der Regel in allen Enterprise Asset Management Systemen vorhanden.
MAM / DAM Systeme, die über eine Dateisystem Überwachung verfügen, sind in der Lage auch Änderungen, die nicht über die Oberfläche des Systems geschehen, zu erkennen und entsprechend darauf zu reagieren. Das ist speziell für Anwender wichtig, die sich mit der Verarbeitung von Assets außerhalb des Systems, also zum Beispiel mit der Creative Suite, beschäftigen. Diese arbeiten in der Regel über das Dateisystem.
Abhängig von der Medien- / Bilddatenbank und dem Server-Betriebssystem auf dem sie installiert ist, kommen unterschiedliche Techniken zur Überwachung zum Einsatz.
Die Erkennung von Doubletten ist ein komplexes, aber sehr wichtiges Thema. Einfache Systeme erkennen Doubletten anhand von gleichen Dateinamen. Weiter fortgeschrittene Systeme analysieren bereits eine sogenannte Checksum (Prüfwert) für ein Asset, der sich unabhängig vom Dateinamen ermitteln lässt. Weitaus schwieriger und umfangreicher ist die Doubletten Erkennung mit Hilfe von inhaltlichen Analysen, die nicht nur die klassischen Kopien, sondern auch z.B. Bilder mit einer leichten Änderung erkennt.
DVD Roboter kommen in der Regel für 2 Funktionalitäten zum Einsatz. Die Wichtigste ist die Unterstützung eines automatischen Bereitstellungsworkflows für Nutzer der Bild- und Mediendatenbank. Das System ermöglicht dem Anwender die "Bestellung" der Assets auf einer CD / DVD / BlueRay, die dann mittels des DVD-Roboters automatisch erstellt und beschriftet wird.
Eine weitere Funktion ist das automatisierte Erstellen von Sicherungen auf einen CD / DVD / BlueRay Medium.
Unter dem Begriff der Indizierung versteht man die Ermittlung, Analyse und Abspeicherung von Informationen zum schnellen Auffinden im Rahmen des Systems. Nicht alle Metadaten werden auch immer indiziert. Welche Informationen indiziert werden, wird anhand der jeweiligen Bedürfnisse der Anwender ermittelt.
Anders als normale Metadaten, sind indizierte Daten speziell für die Suche aufbereitet und die Geschwindigkeit der Suchabfrage, aber auch die Relevanz des Ergebnisses zu steigern.
Projektordner helfen bei der Organisation der täglichen Arbeiten und bei der Koordination von Aufgaben. Bei einigen Systemen bedeutet ein Projektordner ausschließlich ein bestimmter Ordner im Dateisystem, an dem zukünftig auch Metadaten eines Projektes gespeichert werden. Andere Systeme sind in der Lage für Projekte eine Vorlage eine Ordnerstuktur anzuwenden. Das hat zum Ergebnis, dass zum Beispiel für des Projekttype A) mit dem Projektverzeichnis die Verzeichnisse Upload, Layout-Dokumente und Finale-Dokumente erstellt werden, für den Projekttype B) mit dem Projektverzeichnis die Unterverzeichnisse Besprechungsunterlagen, Abnahmen und Bilder.
Neben dem Verwalten von unterschiedlichen Asset-Versionen ist es auch möglich, die Versionen eines Assets zu vergleichen.
Das ist nicht nur für Text-Dokumente möglich, sondern auch für Mediendateien. So können zum Beispiel einzelne Bilder auf Pixelebene verglichen werden, um einen retuschierten Baum in einer Landschaft zu identifizieren oder das Entfernen von unerwünschten Schatten als Versionsunterschied aufzudecken.
Der Versionsvergleich wird in der Regel zur Überprüfung von Arbeiten oder zur Auswahl von Assets eingesetzt.
Das Berechnen der Vorschau bzw. der Derivate wird normalerweise durch den Server zentral und zeitnah erledigt. Zur Berechnung der Vorschau gibt es unterschiedliche Techniken, abhängig vom Dateitypen. Einige Systeme basieren auf eigenen Algorithmen und Tools zur Berechnung der Vorschau, andere ermöglichen komplett oder teilweise die Berechnung der Vorschau oder der Derivate über Software von Drittanbietern. Hier sollte im Vorfeld bei der Auswahl der richtigen Bild- und Mediendatenbank darauf geachtet werden, dass das System die gewünschten Derivate auch berechnen kann. So ist zum Beispiel die Vorschau von Office Dokumenten sowie von Layout Dokumenten wie InDesign nicht selbstverständlich.
Fast alle Systeme ermöglichen die Bereitstellung der Originaldateien über einen Warenkorb. Dies ermöglicht dem Anwender, alles gewünschten Assets, abhängig von seiner Berechtigung, im Warenkorb zu sammeln und im Anschluss herunterzuladen. Einige Systeme ermöglichen weitere Techniken, in der Regel ohne den Umweg über den Warenkorb, zum direkten Download.
Da nicht immer alle Anwender alle verfügbaren Assets sehen und bearbeiten können sollen, werden die Zugriffsrechte über eine zentrale Administration beschränkt. Die Zuordnung von Zugriffsrechten erfolgt in der Regel auf Basis von Benutzergruppen oder -rollen.
Die Bereitstellung von Assets für Externe, also zum Beispiel Kunden, Partner, Freelancer die keinen direkten Zugriff zur Bild- und Mediendatenbank haben sollen wird über unterschiedlichste Techniken gelöst. Jedoch ist es zu empfehlen, dass die Bereitstellung aus dem MAM / DAM System heraus geschieht, um dort hinterlegte Informationen wie Urheberrechte aber auch Verwendungszwecke mitzuliefern. Bei einigen Herstellern wird diese Bereitstellung eTicket genannt. Dabei handelt es sich zum Einen um die Versendung eine Benachrichtigungs-EMail aus dem System an den jeweiligen Empfänger, zum Andern um eine eigene Oberfläche zur Betrachtung der Assets sowie der Asset Metadaten.
Grundsätzliche gibt es unterschiedliche Wege wie Daten / Assets in das System gelangen können. Einer davon ist über die Anwenderoberfläche des Systems. Dabei unterscheidet man zwischen einfachen Uploads in das System und sogenannten geführten Imports. Bei den geführten Imports werden je nach Anbieter zusätzliche Funktionalitäten und unterstützende Tools zur Verfügung gestellt. So kann bei den geführten Importen in der Regel eine Massenverschlagwortung der Assets vorgenommen werden, aber auch einzelne Optionen des Asset Processings angesteuert werden, um die Qualität der Assets und der Metadaten zu erhöhen.
Unter dem "Batching" von Bildern versteht man die Überlagerung eines Bildes durch ein weiteres grafisches Element, das im Rahmen des Kopierschutzes, der Urheberrechtsanzeige oder aus anderen Informationsgründen auf das Asset aufgebracht wird. In aller Regel werden Bilder gebatcht, die externen Nutzern oder nicht berechtigten Benutzergruppen zur Voransicht zur Verfügung gestellt werden. Übliche Batchformen sind Kreise oder Rechtecke mit Text, um die jeweilige Information zu transferieren.
Um den Anwendern eines Bild- und Medienarchivs eine Oberfläche zur Verfügung zu stellen, in der ausschließlich relevante Informationen und Funktionen bereit gestellt werden, gibt es die Möglichkeit der individuellen Oberflächen. Hier unterscheiden sich die unterschiedlichen Anbieter extrem. Konzentrieren sich Einige auf die Bereitstellung von unterschiedlichen Designs der Weboberfläche, so bieten Andere weiter die Möglichkeit sowohl einzelne Funktionsmenüs als auch die Suchfunktionen und Metadaten Anzeige zu konfigurieren.
In aller Regel entsteht irgendwann der Bedarf, ein DAM / MAM System mit oder in andere Systeme zu integrieren. Einer der Hauptaspekte, wenn es sich um die Anbindung an externe Systeme handelt, ist die Datenbereitstellung für weiter verarbeitende oder anzeigende Systeme. Dabei kann es sich zum Beispiel um einen Webshop zur Anzeige von Bildern und Texten, um eine Produktdatenbank zur Visualisierung von Produkten mittels Videos aber auch um die Integration in die Creative Suite handeln, um hier schnell Zugriff auf die Assets zur weiteren Verarbeitung zu erhalten.
Neben der reinen Anzeige von Bildern, gibt es eine ganze Reihe von Dokumenttypen, die in der Lage sind, mehrseitige Inhalte zu speichern. Das können sowohl Office Dokumente aber auch PDFs oder InDesign Dokumente sein. Sobald ein System technisch in der Lage ist, eine Vorschau für das Dateiformat zu ermitteln, so lässt sich diese üblicherweise auch über die Oberfläche durchblättern.
Mit der Slide Show wird dem Anwender eine angenehme und übersichtliche Möglichkeit zur Verfügung gestellt, eine ausgewählte Anzahl von Assets im Großformat zu betrachten. Ziel ist in aller Regel eine schnelle Sichtung der Assets zur Auswahl oder Präsentation.
Die Volltext-Suche setzt voraus, dass das Asset Management System in der Lage ist, den Typen des Assets zu verarbeiten. So hängt es entscheidend davon ab, ob ein System eine Volltext-Suche für Word-Dokumente bereitstellen kann oder nicht. Zudem erweisen sich einige Systeme als anfällig in Sachen Geschwindigkeit, sobald die Daten der Volltext-Suche überhand nehmen..
Mit Hilfe von Wasserzeichen lassen sich Assets markieren, um sie nur für die Vorschau und zur eingeschränkten Verwendung nutzbar zu machen. Weiter werden in der Regel in Wasserzeichen Informationen zur Herkunft des Assets und deren Urheberschaft gespeichert.
Die Art des XMP Support ist von System zu System unterschiedlich. Viele Systeme speichern die Metadaten kontinuierlich in den XMP Blöcken eines Assets ab und bedienen sich im Rahmen der Suche und Präsentation der Daten in der Anwenderoberfläche an den im System gespeicherten Metadaten. Eine Datenhaltung allein basierend auf den XMP Daten einer Datei ist aus Performance-Sicht schlicht unmöglich, da ein Durchsuchen eines DAM / MAM mit 1000 Assets das Öffnen und Schließen von 1000 Dateien bedeuten würde - das geben heutige Dateisysteme in der Geschwindigkeit nicht her. Daher ist die Regel, die XMP Daten im System zwischenzuspeichern.
Im Laufe der Zeit wächst eine Medien- und Bilddatenbank in der Zahl der Assets, der Zahl der Metadaten und der Größe auf den Datenträgern. Der kritische Faktor ist jedoch aufgrund der schnellen Datenbank-Systeme nicht die Anzahl der Assets und die Zahl der Metadaten, sonden die Menge der physikalischen Assets auf den Datenträgern. Neue Systeme ermöglichen die Archivierung der "originalen" Assets unter Beibehaltung der Metadaten und Assetinformationen in der Datenbank. Dadurch bleiben die Assets im System verfügbar, jedoch ausschließlich für die Suche und die Metadaten. Um mit den Originalen zu arbeiten, muss das Archiv zurück gespielt werden.
Da immer mehr Arbeiten mit und über Softwaresysteme gelöst werden, ziehen auch in die meisten DAM / MAM Software Systeme Funktionalitäten zur Steuerung von Aufgaben rund um die Assets ein. Angefangen von der einfachen Gruppierung der Assets für ein Projekt oder einen Auftag, bis hin zur Verwaltung von Aufgaben. Im Extrem ermöglichen die Systeme über angeschlossene Workflow-Steuerungen die automatische Weiterverarbeitung abhängig von Vorgaben.
Mit Hilfe der Farbanalyse wird unter anderem versucht, die relevanten Farben innerhalb eines Bild-Assets zu identifizieren und zu charakterisieren. Wenn alle Bilder mit Farbinformationen versehen sind, lassen sich Funktionen nutzen, um Bilder mit ähnlicher Farbanmutung zu finden, um diese in harmonischen Layouts zu verwenden. Genauso lassen sich aber auch passende Bilder nach Farb-Harmonie-Lehren suchen, um eine farblich abgestimmte Vorauswahl zu erhalten.
Auch die Gesichtserkennung wird dazu genutzt, Metadaten für das System anzureichern, mit denen Assets dann wieder gefunden werden können bzw. um sie dem Anwender als Entscheidungshilfe bei der Betrachtung des Assets zur Verfügung zu stellen. Die Gesichtserkennung ermöglicht in den einfachen Varianten die reine Erkennung von Gesichtern, in komplexeren bereits die Identifizierung des Geschlechts sowie weiterer Eigenschaften wie "Brillenträger" oder "lacht". Im Extrem lassen sich Personen identifizieren und wieder erkennen.
Manchmal ist es nicht ausreichend, Informationen ausschließlich in den Metadaten zu speichern. Zum Beispiel um bestimmte Bereiche auf einem Asset zu kommentieren oder zu markieren. Hier bieten einige Bild- und Mediendatenbanken sogenannte Overlays, mit deren Hilfe man Bereiche auf dem Asset markieren kann um einen Kommentar hinzuzufügen. Die Möglichkeiten der Overlays sind sehr unterschiedlich. Angefangen von der grafischen Umsetzung der Markierung bis hin zum Kommentar, der in einigen Systemen sogar ein Weblink oder auch ein Verweis auf ein weiteres Asset sein kann.
Die Verwendung von Projektordnern wird immer umfangreicher. Neue Systeme bieten nicht nur die Erstellung und Markierung einfacher Dateisystem-Ordner als Projektordner, sondern auch das automatische Anlegen kompletter Ordnerstrukturen sowie die Erstellung von virtuellen Ordnern. Im Optimum lassen sich mit den Ordnervorlagen bereits Berechtigungen sowie Import- und Verwendungsverhalten vorgeben. Das führt zu einem erheblich reduzierten Pflegeaufwand.
Erhebliche Unterschiede lassen sich in der Bereitstellung der technischen Metadaten aus Produktionssicht erkennen. Hier haben die einzelnen Systeme in ganz unterschiedlichen Bereichen Vor- und Nachteile. Manche ermöglichen auf Wunsch auch die Integration von Drittsoftware wie Helios UB+ oder WebShare, welche gängige Systeme in der Publishing-Branche sind.
Mit der Creative Suite 5 wurden neue Maßstäbe in der Integration der Creative Suite gesetzt. Dies setzt aber sowohl den Funktionsumfang im Rahmen der Bild- und Mediendatenbank als auch die vorhandene Creative Suite auf dem Client voraus. Wie sich die einzelnen Lösungen in die Creative Suite integrieren, erfragen Sie direkt beim Anbieter.
Das aus dem Print Bereich bekannte Proof Verfahren findet mehr und mehr Einzug in Bilddatenbanken, die sich unter anderem auf die Publishing Branche fokusieren. Bei einzelnen Anbietern kann bereits aus der Datenbank ein Proof an unterschiedlichen Proof Printern, die zum Beispiel direkt bei einem Kunden oder Partner stehen könnten, angestoßen werden.
Mit Hilfe des Fogra zertifizierten Helios WebShare SoftProofs ist es neuerdings möglich, einen Softproof sofort für einen registrierten Monitor zu erstellen. Dies wird zukünftig erhebliche Kosten für den sonst eventuell nicht mehr notwendigen Print Proof einsparen, sowie einen schnellen Proof einfach zugängig machen.
Die Interaktion der DAM / MAM Systeme mit anderen, aber auch die eigenen Möglichkeiten des Produkte werden immer umfangreicher. Die Abfolge von bestimmten Aktionen oder die Steuerung von Aufgaben innerhalb des Systems oder mit externen Systemen nennt man Workflow.
Excel Vorlage zur Analyse von DAM Systemen mit variabler Gewichtung für Features Bilddatenbank Vergleichsvorlage (Excel)
Excel Vorlage zur Planung von Meta-Daten unter Berücksichtigung von Benutzer- und Mimetype-Gruppen Metadaten Planungsvorlage (Excel)
